Tietosuojaseloste

RIIHIMÄEN 4H-YHDISTYS RY

TIETOSUOJASELOSTE

 

Pvm:        28.08.2018

Viite:        EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR)

Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Nimi:        Riihimäen 4H-yhdistys ry

Osoite:     Palstakatu 7-9,  11100 RIIHIMÄKI

S-posti:     riihimaki@4h.fi

Puhelin:    050 325 1447 (yhteyshenkilö)

Rekisterissä käsiteltävien henkilötietojen käyttötarkoitus

Riihimäen 4H-yhdistys kerää jäsenien, toimintaan osallistuvien muiden henkilöiden, työntekijöiden, työpalvelunuorten ja  asiakkaiden henkilötietoja  toimintansa toteuttamiseen, tilastoimiseen ja tiedottamiseen.

Rekisterit ovat: Jäsenrekisteri, asiakasrekisteri, työpalvelunuorten rekisteri, työntekijärekisteri, luottamustoimet yhdistyksessä sekä kerho-, leiri-, koulutus- ja tapahtuma-ilmoittautumiset.

Rekisteri sisältää:

Jäsenet:  Nimi, syntymävuosi, osoite, puhelinnumero, huoltajan yhteystiedot

Kerho-, leiri-, koulutus- ja tapahtumaosallistujat: Nimi, syntymävuosi, osoite, puhelinnumero,

huoltajan yhteystiedot, muut mahdolliset tiedot, esim. kuvauslupa, allergiat

Työpalvelunuoret ja työntekijät: Yhteystiedot, tilinumero, verokortti

Luottamushenkilöt: Yhteystiedot

Asiakkaat: Nimi, osoite, puhelinnumero, palvelutarpeen kuvaus, laskutusosoite, mikäli eri kuin palvelun toimitusosoite

Tietojen säilytysaika ja/tai säilytysajan määräytymisperusteet

Jäsentiedot säilytetään niin kauan kuin jäsen eroaa.

Toteutuneen kerho-, leiri-, koulutus-  ja tapahtumatoiminnan jälkeen tiedot tilastoidaan määrällisesti ja osallistujalistat säilytetään 2 vuoden ajaksi.

Työpalvelunuorten ja työntekijöiden työsopimuksia ja  tuntilistoja säilytetään arkistointisäännön mukaisesti.

Luottamushenkilöiden tiedot säilytetään arkistointisäännön mukaan.

Asiakastiedot säilytetään asiakassuhteen ajan,  tilaussopimukset arkistointisäännön mukaan.

Rekisterit päivitetään vuosittain.

Säännönmukaiset tietolähteet:

Paperiset ja sähköiset henkilötietolomakkeet ja tilaussopimukset

Tietojen säännönmukainen luovutus:

Toiminnanohjaaja, kirjanpitäjä, työpalvelutehtävän vastaanottanut nuori

Tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle:

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Rekisterin suojauksen periaatteet:

Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina. Fyysinen pääsy tietoihin on  estetty  lukitusten sekä muiden turvatoimien avulla. Rekisteritietoja  pääsevät käsittelemään ainoastaan rekisterinpitäjän nimeämät henkilöt. Käsittelijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.

Tarkastusoikeus ja  tietojen  oikaiseminen

Rekisteröidyillä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Rekisteröity voi päivittää ja muuttaa omia tietojaan ja vaatia, että virheelliset tiedot oikaistaan.  Tarkastus-, muutos- ja korjauspyynnön voi tehdä toimittamalla kirjallinen ja allekirjoitettu asiaa koskeva pyyntö edellä mainitulle rekisteriasioiden yhteyshenkilölle.

Oikeus kieltää tietojen käyttö ja oikeus peruuttaa suostumus

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käyttö ja vaatia tiedot poistettavaksi. Tämä koskee tietoja, joiden käsittely perustuu henkilön antamaan suostumukseen.  Tietojen käyttökieltoa koskevan vaatimuksen / aiemmin annetun suostumuksen peruuttamisen voi tehdä toimittamalla kirjallinen ja allekirjoitettu asiaa koskeva  ilmoitus edellä mainitulle rekisteriasioiden yhteyshenkilölle.

Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus valittaa valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta.